Тайм-менеджмент на дистанционном обучении

Почему так сложно все успевать? Как за сутки, которые точно не резиновые, переделать все дела и успеть полноценно отдохнуть? 

Подобными вопросами хоть раз в жизни задавался каждый, независимо от социального статуса и загруженности работой. Особенно остро чувствуют нехватку времени те, кто находится в условиях многозадачности. Например, одновременно работают и учатся дистанционно.

Но раз увеличить количество часов в сутках невозможно, остается разумно распорядиться имеющимся временем. 

В статье речь пойдет о том, как научиться все успевать, о принципах тайм-менеджмента и эффективных методах планирования времени. 

Как управлять временем, чтобы все успевать

Русский физиолог Николай Евгеньевич Введенский еще в конце XIX века озвучил мысль о необходимости планомерной организации времени с пользой для собственного здоровья.

» Мы устаем и изнемогаем вовсе не потому, что много работаем, а   потому, что неорганизованно работаем, бестолково работаем.       Н. Е. Введенский, «Избранные сочинения по физиологии в 2 ч. Часть 1

Если дела на день не запланированы, людям свойственно перескакивать с одного на другое, отвлекаться, а возвращаясь, терять время, чтобы сосредоточиться на поставленной задаче. К вечеру выясняется: ничего не успели, зато устали от напрасной суеты.

Управлять временем — целая наука. Освоивший ее становится хозяином положения. Он планирует и распределяет приоритетность задач на каждый день и на перспективу. В результате, работая меньше, успевает больше.

Тайм—менеджмент — техники и методы для управления временем, которые помогают его планировать и экономить собственные ресурсы. Они расширяют возможности самоконтроля.

Недосыпание, постоянное напряжение из-за неудачных попыток все успеть приводят к выгоранию. Главная задача тайм-менеджмента — использовать время во благо человека, сохранить его физические и эмоциональные возможности.

О попытках оседлать время писал еще римский философ Сенека в I веке н.э. Его советы в письме к поэту и патрицию Луцилию: 

• вести письменный учет времени
• разделять его на: а) хорошо, б) плохо потраченное, в) утерянное в безделье
• оценивать жизнь по наполненности на прожитом отрезке времени

и сегодня звучат актуально.

Итальянский ученый, гуманист, писатель эпохи Возрождения Леон Альберти сформулировал главные правила тайм-менеджмента задолго до появления самого термина:

1. составлять список дел и выделять время на их выполнение
2. распределять дела по их важности.

Понятие «тайм-менеджмент» вошло в обиход в 70-х годах 20 века. Авторство связывают с именем датского бизнесмена Клауса Меллера. В 1975 году он создал прообраз нынешнего органайзера — блокнот для удобного и тщательного планирования дел Time Manager, основал компанию Time Management International. Меллер вел тренинги и курсы, на которых показывал, как его блокнот помогает добиться результатов в эффективном планировании времени. 

С тех пор тайм-менеджмент, как научная дисциплина, постоянно развивается. Сформулированы принципы, основные из которых высказывались ранее Сенекой, Альберти, Введенским. Доказаны преимущества планирования, разрабатываются и совершенствуются методики управления временем.

Классические принципы тайм-менеджмента

1. Составлять списки дел (распорядок дня) — на бумажном листе, в ежедневнике, в гаджетах. Указывать время на каждую поставленную задачу. Не забывать про часы для сна. Планировать не только на день, но и на долгий срок. В таком случае устанавливать дедлайны приблизительно, без привязки к конкретному времени
2. Расставлять приоритеты, наиболее важные дела стремиться выполнить прежде всего
3. Крупные задачи делить на мелкие и планомерно решать одну за другой
4. Исключать многозадачность, поскольку при переключении на другой проект снижается производительность. Рекомендуется последовательно переходить от одной задачи к другой, не пытаться решать их одновременно
5. Выделить часы для продуктивной работы, в которые ничто не должно мешать. Это время следует заранее оговорить с сотрудниками и родственниками. Не отвлекаться на личные дела, звонки, сообщения в мессенджерах, почту, соцсети.
6. Ставить достижимые за конкретный отрезок времени цели
7. Поднимать планку — намечать чуть большее количество задач, более ранние для выполнения сроки. Дедлайн мотивирует. Срабатывает правило Парето: за первые 20% времени выполняется 80% задания, в течение остальных 80% установленного срока дорабатывается 20% от намеченного.  
8. Обратный пункту 7 вариант — при планировании оставлять запас времени на вероятность форс-мажора
9. Научиться делегировать рутинные дела не первостепенной важности, не пытаться тотально контролировать процесс
10. Отказываться от нецелесообразных и неинтересных дел
11. Не забывать об отдыхе и позитивных эмоциях, находить время для общения с родными и близкими
12. Жить в согласии с собственными биоритмами, создавать комфортный рабочий график в часы наибольшей продуктивности.

Методы управления временем базируются на трех «китах»: 

1. Приоритизация — определить уровни срочности, сложности, важности задания
2. Планирование — обозначить сроки и время на выполнение
3. Структурирование — понять, как отслеживать ход выполнения и результаты задачи.

Основная часть техник опирается на приоритизацию и структурирование, остальные представляют комбинацию 3-х составляющих. Рассмотрим несколько лучших методов тайм-менеджмента. Некоторые из них идут вразрез с классическими принципами управления временем. В списке находятся как простые способы, так и сложные системы. 

15 эффективных методов планирования

?1. Готовиться с вечера

Эта простая рекомендация подходит, в первую очередь, «совам», которые долго раскачиваются по утрам. Клинический психолог Ник Уигнал предложил составлять планы на день накануне вечером, чтобы избежать утренней сумятицы. Кроме расписания личных и рабочих задач, можно подготовить с вечера одежду и контейнеры с едой для работы вне дома.

План составляется на любом удобном носителе: в приложениях гаджетов, ежедневнике, на бумаге.

?2. Выделять хотя бы N-ное количество минут

Те, кто склонен к прокрастинации — откладывает на потом даже срочные и важные дела, — могут приступить к задаче с малого. Выделить на ее решение 5-10 минут. Профессор Оснабрюкского университета Юлия Мюллер полагает, что таким образом человек оставляет за собой право передумать в любой момент. Он перестает зацикливаться на принуждении, ведь больше не надо делать то, чего не хочется. И работа сдвигается с мертвой точки.

?3. Устанавливать дедлайны

Конкретные сроки на выполнение стимулируют работать продуктивнее. Экономисты из Массачусетского технологического института Дэн Ариэли и Клаус Вертенброх провели исследование на тему «Прокрастинация, дедлайны и производительность». Трем группам испытуемых они предложили одинаковую работу, которую разбили на 3 задания. Сроки установили по-разному:

• 1-я группа — по 1 задаче в неделю, отчет каждые 7 дней
• 2-я — на все 3 задания срок 3 недели
• 3-я — участники сами для себя определяли сроки.

Результат опубликован в журнале «Психологическая наука». Лучше всех справилась 1-я группа. Ее участники меньше ошибались, щепетильнее других относились к срокам. Те, кто лично устанавливал дедлайн, сработали хуже. Задача для 2-й группы с возможностью отчитаться позже других выглядела слишком грандиозной и провоцировала прокрастинацию.

Вывод исследователей: следует устанавливать реалистичные сроки, дробить большие проекты и назначать для каждой мелкой задачи свой дедлайн.

?4. Съедать «лягушку» первой

Канадец по происхождению, мотивационный оратор и автор 80 книг по психологии успеха Брайан Трейси рекомендовал каждое утро начинать с поедания «лягушки» — самой неприятной и сложной задачи дня. В книге «Съешь эту лягушку!» автор поясняет, что с утра отдохнувшему мозгу легче справиться с трудным делом. После такой задачи остальные уже не кажутся страшными, и на них находятся силы.

?5. Начинать с малого

В точности до наоборот предыдущему методу. Предлагается начать действия с мелких задач на 1-2 минуты, после чего плавно перейти к более сложным. Этот способ рекомендует создатель метода повышения личной эффективности Getting Things Done, бизнес-тренер Дэвид Аллен.

?6. Навести автофокус

«Автофокус» — идея Марка Форстера, британского лайф-коуча, автора 4 книг по тайм-менеджменту. Он говорит, что проблемы с нехваткой временного ресурса не всегда решаются традиционно, и предлагает рассмотреть подходы к планированию под другим углом. 

Суть метода: не акцентироваться на сложном и важном, а положиться на интуицию. Такой прием может подойти тем, кто работает без привязки к срокам, а также всем творческим людям.

В блокнот, который должен быть всегда рядом, записываются все задачи, включая самые мелкие, по мере их поступления. Нет нужды садиться и специально составлять список. Актуальных задач может набраться много, к примеру, 15 тетрадных страниц.

Принцип действия метода автофокуса:

• Быстро просматриваем список на странице
• Начинаем читать медленно, пока какая-нибудь из задач не покажется привлекательной и захочется к ней приступить
• Работаем над ней. Если пришло в голову, что принуждаем себя, лучше остановиться и вернуться к задаче позже
• Вычеркиваем сделанное, а если не закончили, отправляем задачу в конец списка
• Возвращаемся на страницу, ищем дело по душе на эту минуту
• Идем дальше. Если ничего не «щелкнуло», переходим к следующей странице
• Отменяем все пункты — вычеркиваем маркером, если прошли страницу без желания выполнить хоть что-то из списка. Так обнаруживаются не актуальные задачи.
• Повторяем действия от страницы к странице.

?7. «Сделай это завтра»

Так называется одна из книг Марка Форстера, в которой он предлагает поступившие в течение дня задачи внести в закрытый список, поставив их уже на завтра. Тренер по управлению временем говорит, что в открытый всегда можно добавить новые пункты, а это создает хаос в делах.

Особенности закрытого списка:

Форстер советует начинать день с закрытого списка. Дела выбираются в любой последовательности. Список остается закрытым, пока все не будет выполнено. Составив список, нужно подвести под ним черту. Когда поступает новая задача, записываем ее на завтра. Если нужно обязательно сделать сегодня, записываем под черту и выполняем задание последним.

?8. Дели слона по кусочкам

Это техника разделения большой задачи на малые — «съесть слона по кусочкам» или «поедание салями».

Чтобы не прокрастинировать из-за больших объемов задания, предлагается разложить его на этапы поменьше и конкретизировать маленькие задачи. Тогда перестанет казаться, что «миссия невыполнима».

?9. Никакой многозадачности

В интеллектуальном труде сложно справляться с несколькими делами одновременно. В Стэнфордском университете в 2009 году провели эксперимент с двумя группами студентов. Первые привыкли работать в режиме многозадачности, вторые — нет. Проверяли способность молодых людей:

1. концентрироваться и отсекать ненужное
2. запоминать и структурировать новую информацию
3. переключаться между задачами.

Оказалось, что во всех тестах (даже в 3-м) первая группа показала худшие результаты. 

Вывод: если человек в один промежуток времени работает над единственной задачей, он качественнее и быстрее ее решает.

?10. Методы фиксированного времени

Существует несколько методов работы по таймеру. Они помогают действовать продуктивнее, управлять ожиданиями, тренируют силу воли и предупреждают выгорание. Вот некоторые из них.

Техника Помодоро 

«Систему 25 минут» изобрел итальянец Франческо Чирилло, предприниматель и разработчик программного обеспечения. 

В 80-е, будучи студентом и не желая тратить много времени на учебу, Франческо провел эксперимент. Он разделил работу над заданием на короткие, одинаковые по времени отрезки. Взял для самоконтроля кухонный таймер в форме помидора. Тот заводился на 10 минут. Студент пришел к выводу, что лучше концентрируется на задаче, когда знает, что через 10 минут отдохнет. 

Так Чирилло создал основы техники, которая получила название от «помидорного» таймера. Pomodoro — томат по-итальянски. С тех пор его методу научились и успешно пользуются тысячи людей по всему миру.

Сегодня классический «помидор» — это отрезок времени в полчаса. 25 минут отводится на работу и 5 на отдых. Пройдя 4 «помидорных» круга, делается большой перерыв в 30 минут. 

Цифры можно менять — устанавливать отрезки времени побольше или поменьше. С утра заниматься с большей отдачей. Поставьте таймер, например, на 35-40 минут, а к вечеру — уже на 15-20 минут. Отрезки не должны быть слишком большими, чтобы не падала концентрация внимания. Если сделать их слишком маленькими, есть риск ничего не успеть за короткое время.

Метод 90 на 30 в тайм-менеджменте

Похож на технику «Pomodoro». День начинается с главной задачи. Над ней нужно работать с полной концентрацией 90 минут, потом сделать перерыв 30 минут. Повторять цикл, сколько получится.

Согласно исследованиям Перетца Лафи из Йельского университета, человек концентрируется на одной задаче 90 минут. 30-ти минут достаточно для отдыха после полуторачасовой непрерывной нагрузки.

52 на 17

Вариация на тему предыдущего метода для тех, кому сложно непрерывно трудиться 1,5 часа. 52 минуты концентрированной работы сменяются 17 минутами отдыха.

?11. Принцип 9 дел

Потребуется расставить приоритеты — разделить запланированные на день дела по важности. В список включаются все задачи по работе и дому.

1 + 3 + 5 = 9 дел

За сутки нужно выполнить одно главное дело, три средних и 5 мелких именно в такой очередности. Метод хорош тем, что домашние дела не теряются в рабочей суете, а тоже решаются.

Разновидность метода — принцип 3 дел. Его предложил канадский консультант по вопросам продуктивности Крис Бэйли. Нужно закончить за день 3 дела, которые приближают к перспективной цели. Правило подходит тем, кто из-за бесконечных текущих задач отодвигает на потом глобальные и тормозит собственное продвижение вперед.

?12. Метод Канбан

Разработан японцами и запущен для повышения продуктивности на производстве в начале 60-х фирмой Toyota. Помогает следить, как выполняются задачи и распределяется нагрузка между сотрудниками, и организовывать эффективную работу.

Принципы канбан метода:

• визуализировать задания — для этого использовать специальные канбан-доски, карточки задач, стикеры, спринты
• разделить задачи на этапы действий
• систематизировать — создать на канбан-доске как минимум 3 колонки: «Надо сделать», «В работе», «Сделано». Этапов работы может быть значительно больше трех
• актуализировать задачи — обновлять статус карточек, перемещая их по доске
• контролировать — если карточка надолго застряла на месте, анализируются причины, а задачи перераспределяются между участниками процесса. 

Изначально все дела заносятся в первую колонку. По мере выполнения задач карточки перетаскиваются от этапа к этапу, пока не окажутся в «Сделано».

Метод канбан используется как для управления в различных предприятиях, так и для личного планирования задач.

?13. Хронометраж

Альтернатива ежедневному планированию. Технику предложил российский эксперт по личной и бизнес-эффективности Глеб Архангельский. Она дает понимание, на что вы реально тратите время. 

» Хронометраж — учет и анализ расходов времени. Метод борьбы с «поглотителями»    времени.© Глеб Архангельский «Тайм-драйв»

Г. Архангельский предлагает проводить хронометраж дел так:

1. несколько недель подряд раз в час или два фиксируйте, какие задачи сделали, а также время на их выполнение. Можно не учитывать занятия на 1-2 минуты
2. находите важное — по прошествии нескольких недель проанализируйте и отметьте в тех же записях, когда потратили время с пользой, а когда работали над задачей слишком медленно или попусту потратили время
3. планируйте — после анализа скорректируйте свое расписание и процесс выполнения задач.

?14. Матрица задач и приоритетов Эйзенхауэра

Ее придумал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й американский президент. Представляет собой скомпонованную систему ведения дел и приоритизации. Все дела, текущие и намеченные, разносятся по 4 квадрантам матрицы в соответствии с их срочностью и важностью.

К матрице рекомендуется возвращаться, когда накопились рабочие и домашние дела. Вот как она схематично выглядит:

1 квадрант «Важно-Срочно-Сделать» — первоочередные дела, их обязательно нужно выполнить в срок

2 «Важно-Не срочно-Планировать» — задачи на перспективные цели, которые нельзя игнорировать

3 «Неважно-Срочно-Делегировать» — срочные дела, которые важно аккуратно и обоснованно перепоручить коллегам или родственникам, чтобы заняться задачами из первого квадранта

4 «Неважно-Не срочно-Удалить» — бесполезные занятия, которые отнимают время. Их нужно взять под контроль или отменить.

?15. Управление временем по хронотипу

Американский клинический психолог, специалист по хронобиологии  Майкл Бреус полагает, что существует 4 хронотипа людей со своим идеальным временем пробуждения, режимом сна, пиком продуктивности и другими особенностями:

Бреус считает, что эффективность в работе и качество жизни улучшатся, если подстроить расписание под индивидуальные биоритмы.

С развитием цифровых технологий множится число сервисов для управления временем. В топ лучших приложений входят:

• Trello — доска канбан, инструмент для командной работы и личных задач
• Todoist — планировщик задач с настройкой под разные методы планирования
• Singularity App — менеджер задач, планировщик и онлайн planner
• Focus To-Do — менеджер задач + таймер Помодоро
• и ряд других приложений и программ с бесплатными и платными версиями.

Использование современных методов планирования времени облегчает жизнь студентам вузов на дистанционном обучении. Да и современные образовательные онлайн-технологии позволяют учащимся устанавливать собственный режим дня.

Но в удаленном высшем образовании имеются и недостатки. Из-за необходимости совмещать дистанционное обучение с работой, а также интенсивных нагрузок студентам зачастую не хватает самоконтроля, начинает хромать дисциплина планирования времени. Они не успевают соблюдать дедлайн, что сказывается на результатах в учебе. 

Студентам, у которых возникают подобные трудности с подготовкой к аттестации и со сдачей экзаменов, команда экспертов Di-Help всегда поможет вовремя закрыть сессию. Обращайтесь на сайт, чтобы успевать в срок выполнять все дела и полноценно отдыхать.